BIMA, Lakeynews.com – Mengelola arsip dinas memiliki kiat, dilakukan secara teliti dan memperhatikan sejumlah aspek. Antara lain, pengaturan jenis, format, penyiapan, pengamanan, pengabsahan, distribusi dan penyimpanan naskah dinas dan media yang digunakan dalam komunikasi kedinasan.
Hal tersebut disampaikan Kabid Kearsipan Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Bima Julkifli, SH, M.Hum, saat menjadi narasumber pada hari kedua Bimbingan Teknis (Bimtek) Manajemen Penataan dan Pengendalian Arsip SKPD dan Kecamatan di aula Kantor Bupati Bima, Kamis (6/4).
Pada Bimtek yang secara khusus mengundang para Kasubag Umum dan Kepegawaian SKPD dan Kecamatan Se-Kabupaten Bima itu, Julkifli menyajikan materi tentang Tata Naskah Dinas, Produk Hukum Daerah dan Arsip Aktif dan Inaktif.
Selain aspek-aspek yang disebutkan tersebut, Julkifli yang mantan Kasubag Perundang-undangan Setda Bima ini juga menyebut beberapa asas mengelolaan naskah dinas. “Mulai dari prinsip efektif dan efisien, pembakuan, akuntabilitas, keterkaitan, kecepatan dan ketepatan, ketelitian, kejelasan, singkat, padat, logis dan meyakinkan,” urainya di hadapan sekitar 50 peserta.
Narasumber lain, Fungsional Arsiparis Provinsi NTB Satrio Pinto Nugroho, memaparkan dalam penataan Arsip Tidak Teratur dapat dilakukan dengan cara yang sederhana. Yaitu hanya mengelompokkan tahun dan unit kerja.
“Sedangkan dengan cara rinci dapat dilakukan berdasarkan tahun, unit kerja ditambah masalah,” papar Satrio saat menyajikan materi tentang “Arsip Inaktif Dibedakan Menjadi Arsip Teratur dan Arsip Tidak Teratur.”
Menurutnya, beberapa aspek yang perlu diperhatikan dalam pengelompokan arsip. Antara lain, frekuensi akses terhadap arsip. “Misalnya jika arsip diakses lebih dari enam kali maka dokumen tersebut tergolong arsip aktif,” tandasnya.
Dalam penataan arsip, aspek lain yang perlu mendapatkan perhatian adalah rekonstruksi arsip. “Rekonstruksi arsip merupakan salah satu tahapan penting yang mencakup pemilahan arsip, memilah antara arsip dan non arsip,” tegasnya.
“Penyusunan kelompok arsip dapat dilakukan dengan memilah berdasarkan struktur organisasi, berdasarkan masalah dan berdasarkan kronologis,” jelas Satrio menambahkan.
Selain teori, peserta juga langsung melakukan diskusi kelompok dan mempraktekkan pemilahan dokumen arsip agar mendapatkan pengetahuan praktis dalam mengelolaan naskah dinas. (zar)